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Das papierlose Büro … so klappts bei mir.

2. Juni 2016 Posted by Bytewurm

Der Artikel bei BasicThinking über die fileee-box – eine neue Idee zum papierlosen Büro  – hat mich daran erinnert, dass ich immer mal aufschreiben wollte, wie es mir über die letzten Jahre bei dem Thema ergangen ist.

Die fileee-box ist eine nette Idee: man legt seine Dokumente nach und nach in eine Box, die Ausleuchtung sorgt dafür, dass das oben aufgelegte Smartphone mit passender App einen Scan+Texterkennung macht und man die irgendwann volle Box dann archiviert. Angeblich weiß die App in welcher Box und wo ungefähr (Farbcodes am Rand) das gesuchte Dokument liegt. Ich habs nicht ausprobiert, will ich auch gar nicht, denn der Ansatz ist (für mich) nicht so brauchbar.

Beim papierlosen Büro habe ich grundsätzlich zwei Varianten zu unterscheiden: gewerbliches und privates Büro.

Im gewerblichen Büro bin ich oft auf die Originale angewiesen, weil die zB zum Steuerberater müssen, weil ich die Originale irgendwo vorlegen muss, etc. Da kann ich Digitalisate (oft) nur im internen Umlauf einsetzen, was leider das Problem beinhaltet, dass man dadurch Doubletten produziert, wenn man nicht akribisch auf den Dokumenten vermerkt, dass sie schon nach bekanntem Prozess XY gescannt und abgelegt worden sind.

Nächstes Problem: Auffindbarkeit. Entweder ich habe einen Wust von Prozessschritten der haarklein festlegt welches Dokument wie und wo zu taggen/abzulegen ist oder ich muss mit zum Teil immensen Unschärfen leben, die dann zum Problem werden, wenn mehrere Leute zugleich Zugriff auf diese Dokumente benötigen und auch nutzen.

Das ist mit Papier manchmal einfach leichter. Wer das Ding hat, der bearbeitet es. Wenn ich das digital mache, brauche ich eine komplexe Software, aus der ich was aus- und wieder einchecke.

Im gewerblichen Umfeld brauchts also entweder große (meist teure) Lösungen, die sich nicht jeder leisten kann und will – und die auch nicht jeder bedienen kann und will. Oder man hat einen Mischmasch, der von Firma zu Firma wieder so unterschiedlich ist, dass es keine universelle Lösung gibt – und solange die meisten Daten noch auf Papier transportiert werden – auch nicht geben kann (IMHO), da beißt sich aber die Katze leider in den Schwanz.

Aber mir geht es hier um den privaten Bereich. Da ist das schon ein bisschen einfacher, denn hier muss ich Originale nur selten vorlegen, meistens reicht eine Kopie, bzw. ein Digitalisat aus und die Zahl der beteiligten Personen im Team beläuft sich meist auf 1-2.

Aber auch hier gibts natürlich gleich am Anfang ein Problem: womit scannen? Beliebt und günstig sind Flachbettscanner, aber damit kann man nur recht umständlich größere Papierberge verarbeiten und selbst bei 5 Seiten ist es schon lästig, wenn man 6 mal den Deckel aufmachen muss, 5 mal das Scannprogramm anweisen jetzt was zu tun und – wenn man Pech hat – diese 5 einzelnen Seiten händisch wieder zu einem pdf Dokument zusammenzufassen (je nach Software).

Wieder andere digitalisieren ihre Dokumente mit einem Mobilgerät – ich bin da kein Freund von, denn dann habe ich es fast zwangsläufig in der Cloud oder ich muss es wieder auf meinen Hauptarbeitsrechner verschieben. Aber wers mag, bitte, gerne, ich eher nicht.

Also bietet sich für mich ein Einzugsscanner an, aber die haben den Haken recht teuer zu sein und nicht jeder ist bereit je nach Modell bis zu €500 auszugeben. Aber mal vorausgesetzt das Gerät ist da, in der Regel wird Scansoftware mitgeliefert, die eine OCR über die Digitalisate schickt und durchsuchbare pdf Dateien abspeichern kann, genau das brauche ich.

Ich lege diese Digitalisate immer in einen bestimmten Ordner in dem auch _nur_ Digitalisate liegen.

Die werden nicht sortiert, benamt und nicht in Unterverzeichnissen arrangiert, etc., sondern einfach nur dort reingeworfen und bestenfalls nach Themengebieten mit vordefinierten (UND KEINESFALLS SPONTANEN)(!) Tags versehen , zB „Rechnungen“, „Versicherungen“, „Gas&Wasser“, „Steuer“ etc. Warum keine Struktur? Im Zweifel muss nur Kollege Computer das wieder finden und dem ist das wurscht was er indiziert.

Die Benamung erfolgt durch die Software meistens mit Datumsanteil, so dass man schon eine zeitliche Sortierung ohne Mehraufwand geliefert bekommt, die auch beim Bewegen von Dokumenten zu anderen Systemen erhalten bleibt.

Für besonders wichtige Dokumente (zB Versicherungspolicen) kann man (keine Regel ohne Ausnahme), zB die Benamung anpassen und/oder einen Extra-Ordner anlegen, wenn man unbedingt will.

Das Original wird gelocht und mit einer schnell anzubringenden, einfachen, Markierung versehen (bei mir ein blauer Strich oben rechts in der Ecke) der sagt: „ist schon digitalisiert“ (Rechnungen kriegen nach Bezahlung einen roten Strich und werden meistens _vor_ der Digitalisierung überwiesen, so dass man im Digitalisat den roten Strich sieht und dann sofort weiß: aha, ist bezahlt).

Und ja, das könnte man auch mit Notizen zur Datei machen, aber das erhöht den Verwaltungsaufwand dramatisch und genau den will man ja loswerden.

Jetzt gibts nochmal eine Entscheidung:

  • der Beleg ist relevant für einen Spezialvorgang oder ist ein echtes Vertragsdokument (Steuererklärungs-Daten, Arbeitsvertrag, Versicherungspolice, etc.) und muss im Original behalten werden, dann wandert er in einen Schnellhefter für das jeweilige Thema.
  • alle anderen Belege kommen in einen Ordner für das laufende Jahr, einfach obendrauf

 

Verschiedene Szenarien lassen sich damit lösen, zB:

Steuer fürs Vorjahr erledigen

  • im Verzeichnis auf dem Rechner alle Dokumente mit Tag „Steuer“ ranholen
  • nach Timestamp oder (s.o.) Filenamen sortieren
  • alle Belege auf einen Blick da, die man braucht für die Steuererklärung
  • alles was man im Original beilegen muss ist im Schnellhefter für die Steuer.

 

Mahnung bekommen

  • im Verzeichnis auf dem Rechner nach zB Händler oder Rechnungsnummer suchen
  • Dokument hat roten Strich, also bezahlt
  • am Filedatum ablesen wann es gescannt wurde
  • das grenzt die Suche in den (digitalisierten 🙂 ) Kontoauszügen stark ein (sofern man keine Banking-App mit HBCI hat in der man noch leichter suchen kann)

 

Wie viel Wasser habe ich verbraucht in den letzten 5 Jahren?

  • Dokumente mittels Tags grob vorsortieren
  • mit Stichwortsuche auf Wasserwerke eingrenzen
  • sortieren, auf den Bildschirm holen und durchgehen

 

usw. usf.

Das geht natürlich auch mit Papierordnern, aber:

Mehrere zu bedienende Zielordner erhöhen den Aufwand immens und man muss immer manuell suchen. Hat man alles in eniem Ordner fehlen die Sortiermöglichkeiten und man wird laaaaaange brauchen. Kollege Computer kann beides: in Digitalisaten suchen und mit wenigen Rahmeninformationen (zB Tags) die Daten sehr flexibel abrufbar machen.

Und wenn ich wirklich mal ein Original brauche? Das passiert im Schnitt nur 1-2 mal im Jahr (wenn man die Zwangs-Originale wie bei der Steuer oder individuell verschiedenen Ansprüchen schon separiert hat) und dann ist es auch wieder denkbar einfach: nach dem Digitalisat suchen, Timestamp/Filename gibt Hinweis auf Scandatum. Richtigen Jahres-Ordner rausholen. Januar wird tendentiell eher unten sein, Dezember eher oben und die manuelle Suche beschränkt sich auf sequentielle Durchsuchung relativ wenige Dokumente.

 

Lange Rede, kurzer Sinn, das papierlose Büro wird noch lange eine Utopie bleiben, aber das papierarme Büro ist kein größeres Problem und es spart immens viel Zeit (also mir). Wie war das denn früher: ich hatte verschiedene Ordner nach den diversen Themen getrennt und alles Papier wanderte auf einen Haufen. Erst wenn der so hoch war, dass er umzukippen drohte, habe ich mich stundenlang hingesetzt habe alles nochmal gesichtet, gelocht, sortiert und möglichst chronologisch in die richtigen Ordner sortiert und habs dann doch nicht immer gefunden, weil manche Dokumente einfach mehrere Kontexte haben.

Jetzt ist es entspannter: beim nächsten Gang an den Rechner den angefallenen Stapel Papier nach Vorgängen getrennt nach und nach in den Dokumentfeeder des Scanners, der nur Armeslänge vom Rechner wegsteht. Scannen und in der Default-Location mit Default-Naming (s.o. wg. Datum) speichern. Dann überall blauen kleinen Strich drauf und – von Sonderdokumenten wie Steuer, etc. abgesehen – in einem Rutsch lochen und in den Jahresordner.

Dann ein kurzer Besuch im Verzeichnis auf dem Rechner und für die wenigen neuen Dokumente die Tags verteilen.

Fertig.

Das setzt natürlich voraus, dass man über entsprechende Hardware verfügt (also jeder handelsübliche – halbwegs neue – PC mit einem aktuellen Betriebssystem für die es Scansoftware mit OCR gibt und einen Scanner mit Feeder).

Aus der Erfahrung heraus sollte man beim Scanner nicht zu geizig sein. Doppelseitiges Scannen in möglichst hoher Geschwindigkeit und ein Feeder mit Mehrfacheinzugserkennung sollten es sein (zB Fujitsu ScanSnap ix500, das ist dann aber schon gehobene Klasse).

Ich habe vorher mit „doo“ rumexperimentiert (gibts inzwischen nicht mehr), das versprach die Dokumente selber intelligent zu taggen und auch Daten auszulesen, so dass man eine korrekte Timeline bekam, auch wenn man die Dokumente in der falschen Reihenfolge gescannt hat. Hat im Prinzip funktioniert aber leider nicht immer ganz zuverlässig und – Gretchenfrage: wie oft brauche ich das im rein privaten Bereich. Ich kanns nur für mich selber sagen: so gut wie nie. Und wenn dann doch, dann sind die Vorgänge idR selten so komplex, dass man sie nicht mit wenig Suchaufwand im Verzeichnis auf dem Rechner zusammensuchen kann um sich dann zB eine Fallakte mit Kopien der Files auf dem Desktop zu basteln, die man nach getaner Arbeit einfach löscht.

 

P.S. Unverzichtbares Werkzeug für den furchtlosen Digitalisierer: ein guter(!) Entklammerer.

 

 

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